Telefon, który odbiera zawsze

Dlaczego nieodebrany telefon kosztuje więcej, niż się wydaje

Według danych Invoca 74% dzwoniących nie ponawia próby kontaktu, jeżeli nikt nie odbierze. W praktyce oznacza to, że nieodebrane połączenie rzadko wraca później — pacjent po prostu dzwoni do następnej kliniki z listy wyników wyszukiwania.

Recepcja nie odbiera nie dlatego, że nie chce. Odbiera pacjenta przy ladzie, rozlicza wizytę, odbiera drugą linię albo właśnie skończyła pracę. Każda z tych sytuacji jest normalna i żadnej nie da się wyeliminować zatrudnieniem kolejnej osoby — bo szczyt połączeń przypada dokładnie na godziny, w których recepcja jest najbardziej obciążona.

Co asystent głosowy robi w trakcie rozmowy

Asystent nie jest automatem z menu wyboru. Prowadzi rozmowę: słucha, dopytuje, gdy czegoś brakuje, i rozumie, gdy pacjent wejdzie mu w słowo.

• Odbiera każde połączenie, również gdy główna linia jest zajęta
• Umawia, przekłada i odwołuje wizyty bezpośrednio w kalendarzu kliniki
• Odpowiada na pytania o ceny, zakres zabiegów i godziny otwarcia na podstawie bazy wiedzy Twojej placówki
• Dopytuje o rodzaj konsultacji, zamiast zakładać, że chodzi o przegląd
• Przekazuje pilne sprawy do człowieka według reguł, które sam ustalasz
• Zapisuje przebieg każdej rozmowy w panelu do Twojego wglądu

Skąd asystent wie, co odpowiedzieć

Przed uruchomieniem budujemy bazę wiedzy dla konkretnej placówki: cennik, zakres zabiegów, grafik lekarzy, zasady przyjmowania pacjentów pierwszorazowych, procedury dla nagłych przypadków. Asystent odpowiada wyłącznie w oparciu o tę bazę.

To rozwiązanie ma jedną istotną konsekwencję: asystent nie zmyśla. Jeżeli o coś nie został przygotowany, mówi, że przekaże sprawę recepcji — zamiast improwizować odpowiedź, za którą klinika odpowiada przed pacjentem.